Le secrétaire est une personne très active. Il est le point central de toutes les activités du service. Il est à l'écoute et réactif pour répondre aux demandes et aux besoins des autres membres de l'équipe. Il sait gérer plusieurs tâches à la fois et s'adapter à des situations variées. Il est organisé et prend des initiatives. Il communique avec des interlocuteurs variés et travaille en équipe.Il résout les problèmes et prend des décisions. Il est capable de gérer des informations confidentielles et de respecter les procédures.

Missions principales :

• Réaliser le traitement administratif des dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document) ;
• Transmettre les informations (e-mail, notes, fax) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise ;
• Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure).

Missions secondaires :

• Gérer les agendas et les rendez-vous ;
• Rédiger des comptes-rendus ;
• Assurer le secrétariat et la gestion des appels téléphoniques ;
• Réaliser des tâches de classement et d'archivage ;
• Coordonner une équipe.

• Efficace et fiable
• Polyglotte
• Disponible et adaptable

Les secrétaires sont présents dans une multitude d'environnements professionnels, allant des entreprises du bâtiment aux groupes pharmaceutiques internationaux, en passant par les études de notaires, les cabinets d'avocats, les PME commerciales, les lycées et les directions ministérielles. Certains sont spécialisés dans le télétravail et travaillent à distance pour une ou plusieurs entreprises. D'autres restent à leur bureau et utilisent leurs principaux outils : ordinateur, téléphone, fax et photocopieuse. Ils doivent parfois s'adapter au rythme de travail de leur dirigeant.

Dès le diplôme obtenu, le secrétaire débutant peut espérer obtenir un salaire d'à peu près 2 000 € brut.

Le secrétaire peut être recruté avec un Bac professionnel, technologique ou un BEP complété par une expérience. Une formation de Bac+2 (BTS) en secrétariat est également requise. Une ou plusieurs langues étrangères peuvent être exigées. La maîtrise des outils bureautiques et de communication est indispensable.