Au cœur de toute organisation des congés payés au sein d’une entreprise réside la responsabilité de l’employeur. C’est à lui qu’incombe la tâche de planifier ces pauses bien méritées pour ses employés. Pourtant, cette liberté n’est pas sans limite. Le Code du travail établit des règles à suivre concernant la période de congés, l’information des travailleurs et les délais à respecter pour tout changement. Mais quel est le processus réel de prise de congés payés ? Qui a le dernier mot pour fixer ces précieuses périodes et selon quelles modalités ? Les travailleurs sont-ils soumis à des règles strictes ? Et que se passe-t-il en cas d’absence ou de congés non pris ? Voici les réponses.

Quelles règles pour bénéficier de ses congés payés ?

Chaque année, les salariés engrangent des jours de congés payés en fonction de leur temps passé dans l’entreprise, une période de référence courant généralement du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Deux méthodes s’offrent à eux pour ce compte : soit 2,5 jours par mois, totalisant 30 jours par an en jours ouvrables, soit 2,08 jours par mois, soit 25 jours par an en jours ouvrés. Lors de ces pauses, les salariés touchent une indemnité de congés payés, habituellement à la même date que leur salaire.

L’organisation de ces congés est strictement encadrée par le Code du travail, fluctuant selon les accords internes de l’entreprise et le pouvoir de décision de l’employeur. À noter qu’un employé peut jouir de ses congés dès son entrée en fonction, sans attendre l’ouverture officielle de la période d’acquisition.

Il est primordial pour un employeur de veiller à ce que ses équipes aient bel et bien l’opportunité de savourer leurs congés payés. En effet, toute entrave à ce droit peut entraîner des conséquences sévères, allant des sanctions pénales à la responsabilité civile de l’employeur, notamment en cas de surcharge de travail ou de refus systématique de congés. À noter également que les règles concernant les congés payés sont les mêmes pour les salariés en CDD que pour ceux en CDI.

Des échanges nécessaires pour fixer la période de congés

La période de prise des congés payés est déterminée selon différents niveaux de négociation. Selon la loi, elle peut être fixée par un accord au sein de l’entreprise, à défaut par une convention ou un accord de branche, ou encore par l’employeur lui-même après consultation du CSE en l’absence de disposition conventionnelle. Quelle que soit l’instance décisionnelle, cette période doit impérativement inclure la plage du 1er mai au 31 octobre, également connue sous le nom de période légale des congés payés d’été. À noter qu’elle peut être étendue pour couvrir l’année entière.

Une fois établies, les dates fixées doivent être respectées par l’employeur, sauf en cas de changements majeurs dans l’activité ou l’organisation de l’entreprise, permettant alors des modifications exceptionnelles. En règle générale, les délais pour ces modifications sont stipulés dans un accord ou, à défaut, dans une convention collective. En absence de ces dispositifs, l’employeur ne peut pas modifier les dates dans le mois précédant le départ en congés, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

Une organisation spécifique pour déterminer la période de congés

Déterminer quand partir en congés relève d’un véritable numéro d’équilibriste, souvent orchestré par l’employeur, à moins que des accords collectifs ne tracent déjà la voie. Les salariés doivent être tenus informés au moins deux mois à l’avance, un délai qui inclut également la consultation du CSE. Dans la pratique, les demandes de congés sont soumises à l’employeur ou à un supérieur hiérarchique, avec la possibilité pour ces derniers de les accepter ou de les rejeter.

Attention, prendre ses congés sans l’aval de l’employeur peut mener à des ennuis sérieux, voire à un licenciement. En outre, l’employeur peut parfois établir un ordre de priorité pour les départs en congés, basé sur des critères comme l’ancienneté ou la situation familiale. Si des conjoints ou partenaires travaillent ensemble, ils peuvent bénéficier de congés synchronisés. Enfin, l’employeur doit communiquer cet ordre un mois à l’avance, généralement par affichage ou via les outils digitaux internes de l’entreprise.

Quelle rémunération pour les congés payés ?

Pendant la période de congé, l’employeur est obligé de verser une indemnité de congé payé (ICP) au salarié. Cette indemnité peut être calculée de deux manières : soit en maintenant le salaire, c’est-à-dire en versant une somme équivalente à ce que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé pendant cette période, soit en utilisant la méthode du 1/10e, où l’indemnité correspond à un dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence. L’employeur doit choisir la méthode la plus avantageuse pour le salarié entre ces deux options. À noter que si la méthode du 1/10e de salaire est utilisée, une régularisation des congés payés devra être effectuée. À la fin du mois de congé, le montant de l’ICP est mentionné sur la fiche de paie du salarié, accompagné des dates de congés.

Des règles à respecter pour les salariés en matière de congés

La prise de congés peut sembler un casse-tête pour les salariés, mais quelques règles simples peuvent les éclairer. En principe, une année de travail complète donne droit à cinq semaines de congé, mais la loi limite à 24 jours ouvrables (soit quatre semaines) la prise de congés en une seule fois. Ainsi, la cinquième semaine doit être prise séparément, sauf pour ceux ayant des contraintes géographiques particulières ou des responsabilités familiales spécifiques.

Cette période, nommée « congé principal » ou « congé d’été », doit être prise durant la période légale des congés payés, mais peut être fractionnée si nécessaire. Le fractionnement offre généralement des jours supplémentaires de congé, avec l’accord du salarié. Ce dernier peut même poser des congés avant la période de référence d’acquisition, si l’employeur le permet, mais ce processus, appelé « congés anticipés », ne peut être imposé par l’employeur.

Les congés non pris sont-ils automatiquement perdus ?

En cas de congés non pris, la règle est claire : pas de report possible. Tous les congés non utilisés à la fin de la période de prise sont perdus. Trois exceptions majeures s’appliquent toutefois : si l’employeur accepte le report à la demande du salarié, si ce dernier est en arrêt maladie, en congé maternité ou en accident de travail, ou encore si la faute de l’employeur est en cause dans la non-utilisation des congés. En principe, l’employeur n’est pas obligé de payer les congés non pris, sauf en cas de faute de sa part.

À la fin du contrat de travail, une indemnité compensatrice de congés payés doit être versée au salarié pour les congés non utilisés, mentionnée clairement sur sa dernière fiche de paie. Pour suivre au mieux les droits des salariés, le bulletin de paie doit détailler les congés acquis, pris et le solde restant à prendre.

Quelles règles pour la prise de congés en cas d’absence ?

La possibilité de prendre des congés payés pendant une absence, qu’elle soit justifiée ou non, est soumise à des règles spécifiques. Par exemple, la possibilité de prendre des congés payés pendant un mi-temps thérapeutique est souvent source d’interrogations. Cependant, aucune disposition légale ne prévoit de traitement spécial pour cette situation, les règles étant les mêmes que pour les salariés à temps plein. Il convient néanmoins de surveiller de près le calcul de l’indemnité de congés pour ces salariés, afin de ne pas dépasser leur rémunération habituelle.

Pour ce qui est du Congé individuel de formation (CIF), bien que les salariés cumulent des congés payés, leur utilisation pendant un CIF est strictement interdite. Quant aux congés pour événements familiaux, les règles sont plus nuancées. Par exemple, un salarié de retour d’un congé maternité ou d’adoption peut prendre ses congés payés même après la période habituelle de prise de congés.