Encore une réunion sur votre lieu de travail ? Ne partez pas en courant. Aucune nouvelle méthode managériale n’a su remplacer ce sacro-saint rendez-vous, nécessaire à la mise en place de projets, à la résolution de problèmes, à la prise de décision.

Et si une rencontre (ou une visio) qui s’éternise peut s’avérer inefficace et avoir des effets délétères sur la productivité, gardons à l’esprit que la durée d’une réunion peut dépendre de plusieurs facteurs, tels que l’enjeu, le nombre de participants et la complexité du sujet. En moyenne, les experts conseillent une durée de trente minutes à une heure pour une réunion simple. Une telle séance de travail sera idéale pour discuter de sujets définis ou pour faire des mises à jour sur des projets en cours.

Préparer un ordre du jour

Pour garantir son efficacité, il est important de préparer un ordre du jour clair et de le distribuer, en amont, à tous les participants. Dans un monde idéal, cela leur permettra de se préparer et d’avoir une idée précise de ce qui sera évoqué. Il est important de respecter le temps imparti à chaque point abordé. Pour ce faire : un « gardien du temps » pourra veiller à la bonne tenue des séquences, il répartira les prises de paroles et veillera à leur calibrage. Et si un point nécessite une discussion approfondie, il est préférable de prévoir une réunion spécifique pour en discuter.

Point clés à garder en mémoire :

• Réunion de 30 minutes à une heure recommandée
• Préparer un ordre du jour et le distribuer à l’avance
• Respecter le temps imparti à chaque point
• Nommer un gardien du temps
• Définir les prochaines étapes et attribuer les tâches à chaque participant

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« People at Work » est un magazine dédié à la relation entre l’Humain et l’Entreprise, à sa Qualité de Vie et à son « Expérience Collaborateur ».