Note de frais: Evitez de la gonfler pour ne pas vous faire virer
INTERVIEW•Les frais professionnels sont parfois source de litiges. Comment les éviter? Les conseils d’un avocat en droit du travail...
Propos recueillis par Mathieu Bruckmüller
Les notes de frais peuvent entraîner bien des conflits entre patrons et salariés. Les premiers peuvent faire traîner le remboursement en longueur. Tandis que les seconds sont tentés parfois de gonfler l’addition. Pour 20 Minutes, Eric Rocheblave, avocat au barreau de Montpellier faire le tour des règles qui régissent la note de frais.
Quels sont les principes qui encadrent la note de frais?
De façon générale, l’employeur a l’obligation de rembourser au salarié tous les frais que celui-ci est amené à avancer pour l’exécution de son travail. En contrepartie, ce dernier doit pouvoir les justifier avec des reçus. Pour un déplacement, par exemple, il a plutôt intérêt à prendre un taxi qu’une limousine. La dépense doit aussi être proportionnée.
Quand doit intervenir le remboursement?
La loi indique seulement que l’entreprise doit rembourser les frais du salarié engagés dans le cadre de son emploi. Après les deux parties doivent convenir des modalités. Il est possible de se faire rembourser dans les jours qui suivent, une fois par mois, chaque trimestre…Il n’y a pas de règle qui s’impose hormis celle du principe de loyauté entre les deux parties. Pour limiter les conflits, l’employeur peut faire des avances forfaitaires.
Quels sont les risques si l’une des deux parties ne respecte pas ses obligations?
S’il s’estime lésé, le salarié peut attaquer son employeur aux prud’hommes. A l’inverse, ce dernier, dans le cas où l’employé viendrait à tricher sur le montant de sa note de frais, peut le sanctionner disciplinairement par un avertissement ou même par un licenciement pour faute grave. En revanche, il n’a pas le droit de se faire justice lui-même sur le dos du salarié en retenant sur sa paye ce qu’il estime comme un trop-perçu.
Comment éviter ces conflits?
Je conseille au salarié de lister dès l’embauche les frais qu’il serait amené à engager et les modalités de remboursement. Il faut les coucher sur le contrat de travail pour ne pas avoir de surprises. Si au cours de l’exécution du contrat de travail, le salarié est contraint d’engager des frais particuliers, il est préférable qu’il interpelle l’employeur pour obtenir son consentement.
Je déconseille fortement d’engager des frais et de présenter ensuite la facture à l’employeur sans avoir recueilli son avis. Dans la relation de travail doit dominer avant tout la confiance et la loyauté.
