Le chauffage, l’eau, l’électricité, l’entretien des espaces communs de l’immeuble, la rémunération du concierge mais aussi la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la redevance d’assainissement collectif sont autant de dépenses qu’un propriétaire peut se faire rembourser auprès de son locataire au titre des fameuses charges récupérables dont la liste est définie par la loi. Afin d’anticiper ces frais, il est ainsi d’usage de s’acquitter d’une provision chaque mois, en plus de son loyer. Il n’empêche, il est rare que cette estimation colle tout à fait à la réalité, raison pour laquelle une régularisation périodique doit avoir lieu. Mais tout n’est pas permis pour autant !

Une information essentielle

Par principe, le bailleur doit fixer le montant de la provision des charges mensuelles en se basant sur les chiffres arrêtés lors de la précédente régularisation ou du budget prévisionnel si le logement est en copropriété. L’objectif est en effet d’être au plus proche de la somme qui sera effectivement dépensée. Depuis 2014, la loi exige en outre qu’il procède à une régularisation une fois par an.
Pour cela, le propriétaire (ou sa société de gestion) doit faire les comptes des dépenses réellement engagées et déduire les provisions versées. S’il s’avère que les estimations étaient excessives et que le locataire a trop payé, il faudra lui restituer le trop-perçu ou le déduire des prochains règlements. À l’inverse, si les provisions étaient inférieures aux frais réels, le bailleur lui demandera un complément. Mais seulement après une information en bonne et due forme !
La loi impose en effet d’envoyer à l’occupant, un mois avant la régularisation annuelle, le décompte des charges locatives (électricité, eau, ascenseur, etc.) ainsi que leur mode de répartition entre les logements dans le cas d’une copropriété. Le locataire est alors en droit de demander à recevoir le récapitulatif des charges propre à son logement, sachant que le propriétaire doit tenir à sa disposition l’ensemble des justificatifs nécessaires pendant les 6 mois qui suivent l’envoi du décompte. C’est donc l’occasion de vérifier qu’il n’y a pas de surfacturation et de comprendre les éventuelles fluctuations de montant d’une année sur l’autre…

Un rattrapage encadré

Votre régularisation de charges est particulièrement élevée ? Si la hausse du prix de l’énergie ou de la taxe d’ordures ménagères peut en partie expliquer cette flambée tarifaire, votre bailleur peut aussi tout simplement avoir sous-estimé les provisions mensuelles en n’effectuant pas les vérifications de calcul requises par rapport aux années précédentes. C’est pourquoi il est judicieux de demander, dès la conclusion du bail, les chiffres de la précédente régularisation et de les comparer au montant des provisions mensuelles prévues. De même, face à une facture importante, tentez de négocier un échelonnement de paiement en rappelant, si besoin, que c’est le bailleur qui est en faute pour cette sous-estimation, ce qui pourrait être sanctionné par un juge…
Votre bailleur n’a pas procédé à la régularisation annuelle ? Même s’il a manqué à son obligation, sachez que la loi lui permet de vous réclamer jusqu’à 3 ans d’arriérés. Cela dit, dès lors que cette démarche intervient plus d’1 an après l’année concernée, le locataire est en droit de demander (par courrier recommandé avec accusé de réception) un lissage des paiements sur 12 mois.
Le conseil : pour éviter cet écueil, n’hésitez pas à réclamer vous-même une régularisation annuelle si vous ne l’avez pas reçue.