Si la paperasse administrative est fatigante, elle est pourtant incontournable dès lors qu’on entend faire respecter ses droits. Et mieux vaut prendre son mal en patience en adoptant des habitudes d’archiviste, car certains documents doivent être conservés durant de très longues années.

Papier ou digital ?

Contrats d’assurance, relevés de compte, salaires, baux, avis d’imposition, factures d’énergie, garanties d’ électroménager, remboursements de l’Assurance maladie… Nous recevons d’innombrables papiers officiels que nous devons garder en lieu sûr. Le plus souvent, la bonne vieille technique des dossiers d’archives est la plus simple : à chaque thématique sa pochette, classée à l’intérieur par dates. De plus en plus de professionnels et services publics proposent toutefois de recevoir ces documents de façon dématérialisée. Dans ce cas, autant les conserver sous leur forme numérique, à condition de prendre vos précautions en cas de souci d’ordinateur. Disque dur de sauvegarde, coffre-fort numérique en ligne ou drive sur le Cloud, c’est à vous de voir.

Si vous numérisez un document original papier ou que vous imprimez un document original digital, la version obtenue aura seulement valeur de copie, ce qui ne suffit pas toujours aux administrations.

Un aide-mémoire

Les adeptes des pochettes de classement en carton le savent : la paperasse finit par prendre beaucoup de place. Pour éviter de transformer votre maison en bureau d’archives, l’idéal est d’opérer un tri périodique, afin de vous débarrasser des documents qui ne sont plus utiles. Mais encore faut-il savoir combien de temps les garder… Deux, cinq, dix ans ou à vie, chaque catégorie obéit à son propre calendrier.

Pour éviter les erreurs et le mal de crâne, le site officiel de l’administration, Service-public.fr, a mis récemment en ligne son nouveau simulateur : « Combien de temps conserver ses papiers ? ». Il suffit de sélectionner le sujet concerné dans la liste déroulante ou de taper un mot-clé dans la barre de recherche pour obtenir la durée minimale de conservation. Près d’une centaine de documents sont référencés. Plutôt que de jeter d’un coup des liasses de papiers contenant des données personnelles sensibles, détruisez-les à l’aide d’un petit broyeur de documents, disponible pour quelques dizaines d’euros dans le commerce.