Bulletins de paie, factures, contrat de mariage… Combien de temps doit-on conserver ses documents administratifs?

Bon nombre de documents doivent être conservés pendant plusieurs années afin de pouvoir faire valoir vos droits ou de répondre à toute réclamation sur le sujet. Voici un petit passage en revue des principaux justificatifs à mettre en lieu sûr.

Une paperasse permanente

Il y a certains documents dont on ne peut jamais se séparer, à commencer par tous ceux concernant la famille. Actes d’état civil, jugement de divorce, contrat de mariage et livret de famille doivent vous suivre ad vitam aeternam, bien que des duplicatas puissent être établis en cas de perte.

Afin de pouvoir calculer ses droits à la retraite, tout salarié doit par ailleurs conserver la totalité de ses bulletins de salaire, contrats et certificats de travail durant toute sa vie professionnelle et jusqu’à la liquidation de sa retraite. Une fois le cap franchi, il doit ensuite garder soigneusement tous ses titres de paiement de pension.

Deux, cinq ou dix ans au choix

Côté imposition, la paperasse s’accumule moins longtemps. Il faut compter trois ans pour les déclarations et avis d’imposition sur le revenu, contre un an pour les avis d’impôts locaux (mais trois ans en cas d’exonération ou d’abattement). De même, vos relevés de compte et talons de chèque doivent demeurer entre vos mains pendant cinq ans, tandis que les contrats et autres justificatifs d’assurances doivent être conservés pendant deux ans.

Ne vous avisez pas non plus de bazarder tous les documents liés à votre ancienne voiture. En cas de problème, vous devez pouvoir fournir toutes les factures d’achat et de réparations durant la durée de conservation du véhicule, mais également jusqu’à deux ans après sa revente.

Quant aux factures, tout dépend de qui les a émises : comptez cinq ans pour l’électricité, le gaz et l’eau, un an pour la téléphonie et deux ans pour la preuve de restitution de matériel (box).

La force du papier

Parce que de telles archives prennent vite de la place, certains pourraient être tentés de numériser tous ces documents pour se débarrasser de leur version papier. Grave erreur ! Un document fourni par une entreprise ou une administration sur un format papier perd toute valeur juridique en cas de copie numérisée. S’il est possible de fournir des photocopies à certaines occasions, les autorités peuvent en effet toujours exiger de produire l’original.

À l’ère du numérique, de plus en plus de justificatifs sont toutefois numérisés par les prestataires eux-mêmes (électricité, téléphonie, relevés de compte et même impôts) et envoyés par e-mail aux particuliers. Dans ce cas, bien entendu, ces documents ont la même valeur juridique que les anciennes versions papier et obéissent aux mêmes durées de conservation.